¿Cambiar de ERP? ¿Cuando es el momento de cambiar?

En este post identificamos las señales que nos permitirán dar respuesta a estas preguntas.

¿Cuándo hay que cambiar de ERP?, ¿Cómo se si mi software ERP está obsoleto?

A la pregunta de en qué momento tenemos que cambiar de ERP, no hay una respuesta correcta, pues depende de muchos factores. Algunos estudios indican que el promedio de vida de un software de gestión o ERP esta entre 6 y 9 años. Sin embargo, lo que nosotros hemos detectado en el sector agroalimentario es que la media de vida puede superar tranquilamente los 15 años.

Realmente, se puede trabajar perfectamente con un ERP de hace 15 años, la antigüedad del software puede ser o no, un factor determinante a la hora de fijar que un ERP está obsoleto. Pero entonces ¿Se puede trabajar con un software de gestión obsoleto? La respuesta es que si, pero ¿En qué condiciones? Y ¿Con que coste?

En economía existe el termino de coste de oportunidad. El coste de oportunidad de una inversión es el coste de la alternativa a la que renunciamos cuando tomamos una determinada decisión, incluyendo los beneficios que podríamos haber obtenido de haber escogido la otra opción.

Dicho esto, ¿Cómo puedo saber si me ERP está obsoleto y si estoy perdiendo rentabilidad en mi negocio? Hay señales muy claras que definen la necesidad de un cambio de software de gestión o ERP y que nos ayudaran a evaluar el nuestro. A continuación, vamos a ver unas cuantas:

Señales de que necesitas cambiar tu software de gestión o ERP:

El cambio de software de gestión es una decisión estratégica que no hay que tomar a la ligera. Es importante hacer un estudio de mercado y elegir un software que se adecue a nuestro sector. Pero hoy no vamos a ver cómo elegir un software de gestión, hoy nos centraremos en las señales que nos indican que nuestro software se ha quedado o se va a quedar obsoleto, y por tanto necesitamos un cambio de ERP para poder seguir siendo competitivos.

El tiempo. ¿Cuánto tardas en utilizar tu ERP?

La primera señal que nos puede revelar que nuestro software está obsoleto es el tiempo. El manejo del ERP debe ser simple, práctico, agradable y siempre una ayuda en lugar de un obstáculo.

Por lo tanto, podemos identificar como un software obsoleto aquel que cumple una o varias de las siguientes afirmaciones:

Necesidad de doble entrada de información.
Uso de muchas herramientas o software diferentes.
Utilización de tablas Excel para completar la funcionalidad que le falta.
Adaptación de nuestros procesos a la manera de trabajar del software.
La necesidad regular de comprobar la coherencia de todos los datos.
Tiempo excesivo para explotar los datos.

Capacidad de crecimiento y adaptabilidad de tu ERP

La segunda señal es la capacidad de crecimiento y adaptabilidad de nuestro software a las exigencias del sector y de nuestra propia empresa. ¿Nuestro software es un aliado o un enemigo?
Volvemos a dejar unas afirmaciones para comprobar si nos identificamos con alguna de ellas:

El software impide el desarrollo de nuevas líneas de productos o servicios, o lo complica lo suficiente como para parecer impensable.
Los análisis de datos son inviables o poco fiables, lo que impide una buena lectura del mercado y las oportunidades que se presentan.

Tecnología obsoleta de tu ERP

La tecnología no para de avanzar y si no avanzamos con ella el resultado no puede ser otro que quedar desfasados y antiguos.
Me esta gustado esto de las afirmaciones, aquí van otras cuantas que nos ayudaran a averiguar si necesitamos un cambio de ERP:

El software no tiene actualizaciones o las que tiene requieren de un desarrollo e inversión significativo.
Incompatibilidad con otras herramientas específicas de nuestro sector como básculas, autómatas, PDAs…
No se puede conectar con estándares del mercado, como EDI, tecnologías Cloud o incluso la disponibilidad de una versión móvil del software.
Ergonomía obsoleta: Interfaz poco amigable, desactualizada o poco intuitiva y flexible.

Posicionamiento en el mercado de tu ERP

Finalmente, el último punto que nos dará información es la situación de la empresa dentro de su mercado y, por tanto, frente a competidores, proveedores y clientes.

La productividad, el crecimiento y la buena gestión de la estrategia son factores que potencian las ventajas competitivas.

En cuanto a la relación con el cliente, un buen software de gestión puede facilitar la oferta de servicios u opciones adicionales. Un ejemplo sería el “área de agricultores o socios” que es un componente del ERP, que además de facilitarnos el trabajo, envía un fuerte mensaje comercial.

Por el lado del proveedor, la calidad y estandarización de los intercambios jugarán un papel importante en el buen desempeño de la relación a largo plazo.

Conclusión

Es posible que te hayas sentido identificado con alguna de las señales de alarma que acabamos de comentar y veas la necesidad de un cambio de ERP. O, por el contrario, que hayas confirmado que tu software de gestión sigue estando en forma, pero ¿Por cuánto tiempo?

El software debe cubrir los intereses de la empresa a corto, medio y largo plazo. Lo más importante es tener una buena visibilidad del estado del mismo y de las capacidades de inversión de la compañía en los próximos años, para poder abordar de manera proactiva el proyecto antes de llegar a sufrir los problemas que implica tener un software obsoleto.

El cambio de software de gestión es una decisión estratégica de la empresa y que tiene efecto directo en la productividad y competitividad de la misma.