¿Cómo crear plantillas de productos, clientes y proveedores con Microsoft Dynamics NAV?

Microsoft Dymanics NAV nos da la posibilidad de realizar plantillas base para la creación directa de maestros (clientes, proveedores y productos) de manera más rápida. Por todos es bien conocido que la mayoría de los datos de configuración suelen ser comunes a “Grupos” de clientes, etc. y es en esos datos (al introducirlos de manera manual) dónde se producen el mayor número de errores.
En este documento, os vamos a presentar la funcionalidad de plantillas de maestros para la carga de datos comunes. Leer más

¿Cómo configurar la conciliación de bancos N43 en Microsoft Dynamincs NAV?

En esta entrada explicaremos paso a paso como realizar una conciliación de bancos con la importación de la N43.

1.Transformación del archivo de N43

Antes de realizar la importación de la N43 que nos facilitará nuestro banco, tenemos que hacer una pequeña transformación, de manera que unifiquemos las filas de código 22 y 23 del archivo original, con la finalidad de poder importar tanto la información de importe como la del contacto o descripción.

Para ello utilizaremos un Excel:
a. Copiaremos todas las líneas del archivo de la N43 que tengan como código el 22 y 23, en el mismo orden que la norma. Seleccionaremos desde la segunda línea hasta la penúltima (la siguiente, que no seleccionaremos) será la que tiene el código 33. Una vez copiadas las pegaremos en un Excel.

b. Una vez copiadas, en otra pestaña (“Extracción de datos”) aplicaremos la función EXTRAER para seleccionar los primeros 50 caracteres de cada línea =EXTRAE(‘DATOS BRUTOS’!A1;1;50) ; dónde DATOS BRUTOS es el nombre de la pestaña dónde hemos pegado los datos.

c. El último paso de trasformación será concatenar en otra pestaña cada línea de código 22 con la que tiene justo debajo. =CONCATENAR(‘exportacion datos’!A1;’exportacion datos’!A2); de este modo conseguiremos unir las dos líneas y mantener posiciones fijas de los caracteres.

d. Una vez terminado el proceso, copiaremos las líneas y las pegaremos en la plantilla de N43 original, manteniendo la cabecera (11) y las últimas dos líneas (33 y 88). Guardaremos el archivo con otro nombre para separar el original y el transformado.

2.Configurar la base de datos para importación de N43

a. CONFIGURACIÓN DE “DEFINICIÓN DE INTERCAMBIO DE REGISTRO”
Antes de nada tenemos que definir una plantilla de intercambio de registro, lo rellenaremos de la siguiente manera:
En la propia plantilla configuraremos también la definición de línea de registro:

b. Configuración de “IMPORTACIÓN/ EXPORTACIÓN DE BANCO”
También hemos de configurar una plantilla de importación de banco, para luego referenciarla al banco en cuestión.
c. Configuración de BANCO
Para terminar, en la ficha de cada banco que queramos realizar importación de esta N43, iremos a su ficha y seleccionaremos la configuración de importación en el campo de “Formato de importación de extractos bancarios” en la pestaña de Transferencia:

3. Ejecución de la Conciliación de Bancos
Entraremos en la pantalla de “Conciliación de Bancos” y crearemos una conciliación nueva:
a. Rellenaremos el campo de banco y la ficha nos traerá todos los movimientos de este banco que no estén conciliados anteriormente:

b. A continuación importaremos el extracto de N43 para traer los movimientos. Para ello seleccionaremos el botón de “Importar extracto bancario” y elegiremos el archivo:

c. A continuación y como paso previo, rellenaremos los campos de saldo. De manera que el programa sabrá exactamente cuánto es la cantidad que debemos conciliar (el saldo exacto del extracto bancario):

• Saldo último extracto: saldo del banco a fecha de primer apunte del extracto.
• Saldo final extracto: saldo después de los movimientos del extracto, podemos recogerlo de la celda de “Saldo total” debajo de las líneas de extracto bancario.

d. Una vez configurados los datos realizaremos la Conciliación:

• CONCILIACIÓN AUTOMATICA: Microsoft Dynamincs NAV conciliará automáticamente todos aquellos movimientos que coincidan en importe y fecha (podemos darle un intervalo de días de conciliación por si hay diferencia en fechas; 1,2, 3 días…).

• CONCILIACIÓN MANUAL: es posible que haya movimientos que no se hayan conciliado automáticamente por distintas razones (fecha, movimientos separados, etc..). Microsoft Dynamincs NAV nos ofrece la oportunidad de conciliar manualmente; seleccionando los efectos a conciliar y pulsando “Conciliar manualmente”.

• ELIMINAR CONCILIACIÓN: puede ser que Microsoft Dynamincs NAV o nosotros realice una conciliación errónea. En ese caso sólo tendremos que posicionarnos en la línea de extracto de banco conciliada y pulsar en “Eliminar Conciliación”.

Durante el proceso de conciliación es posible que encontremos diferencias: tanto líneas de movimiento de banco de Microsoft Dynamincs NAV que no están en el extracto, como líneas del extracto que no están en los movimientos del banco. En estos casos, antes de seguir conciliando, tendremos que realizar los ajustes pertinentes y volver a la plantilla de conciliación para actualizar la misma y seguir conciliando. De esta manera, realizaremos también una acción e control para ajustar los movimientos a la realidad del extracto.

4. Registro de Conciliación
Una vez que el campo de “Diferencia Total” sea igual a cero, querrá decir que ya tenemos conciliado todo nuestro extracto. Será el momento de “Registrar” la conciliación, utilizando el botón de registrar del menú de acciones.
Una vez registrada la conciliación, veremos dos repercusiones directas:
a. Cuando vayamos a hacer otra conciliación, esos movimientos no estarán en la pestaña de movimientos de banco, de manera que no se conciliarán dos veces.
b. Los movimientos de bancos conciliados, están reflejados en su tabla como “No Pendientes”. Con lo que podremos localizar rápidamente qué movimientos de nuestro banco están conciliados y cuáles aún no.

Esperamos que este truco haya sido de utilidad para seguir aprovechando al máximo todas las funcionalidades de Microsoft Dynamincs NAV . Si tienes alguna consulta sobre Microsoft Dynamincs NAV envíanosla aquí y te responderemos encantados.

¿Cómo configurar cuerpo predeterminado en envío de facturas por correo en Microsoft Dynamincs NAV?

Microsoft Dynamics NAV nos permite enviar una factura de venta directamente al mail configurado en el cliente. También nos permite configurar una plantilla predeterminada para que este mail tenga un cuerpo predeterminado para todos los clientes. Leer más

¿Cómo configurar divisas y tipos de cambio en Microsoft Dynamics NAV?

En esta entrada os explicamos  el procedimiento para configuración y el proceso de trabajo con Divisas y tipos de cambio con Microsoft Dynamics NAV. Leer más

¿Cómo modificar perfiles determinados en Microsoft Dynamics NAV?

En esta entrada os explicamos  el procedimiento para poder realizar la personalización de un perfil predeterminado de Microsoft Dynamics NAV, de manera que cualquier usuario que tenga ese perfil asignado obtenga el visual y la estructura que queramos: tanto a nivel de accesos directos como de campos visibles en fichas y tablas.

Proceso

Todas las modificaciones se deberán realizar conectándonos directamente al servidor dónde esté instalado el programa (no desde el escritorio “cliente”).

  1. En el buscador tecleamos “cmd” y seleccionamos “Símbolo del sistema”
  2. Escribimos exactamente las dos líneas que se ven en la imagen a continuación:
  • Dónde pone “NUTRINAV”, seleccionaremos el nombre exacto del perfil que queremos configurar.
  1. Cuando le demos a Enter después de escribir el perfil (la segunda línea de comandos), se abrirá Microsoft Dynamics NAV en el perfil seleccionado, pero podremos ver que nos indica que está en “Modo Configuración”
  2. Una vez estemos en este visual, podremos realizar cualquier tipo de personalización de la manera estándar:
    1. Menús de accesos directos
    2. Accesos directos y vistas a tablas filtradas
    3. Personalizar campos en fichas y tablas de datos
    4. Personalizar botones de los menús superiores
    5. Etc…

Cualquier modificación que se realice en el visual del perfil mientras estemos en “Modo de configuración” se guardará como visual predeterminado del perfil. De este modo, cualquier usuario que entre en Microsoft Dynamics NAV y tenga este perfil asociado, partirá de manera predeterminada de la visual que se ha configurado en Modo de Configuración.

A partir de este momento, si tiene permisos, podrá personalizar el perfil a su gusto.

 

Esperamos que este truco haya sido de utilidad para seguir aprovechando al máximo todas las funcionalidades de Microsoft Dynamics NAV. Si tienes alguna consulta sobre Microsoft Dynamics NAV envíanosla aquí y te responderemos encantados.

¿Cómo introducir las nóminas en Microsoft Dynamics NAV para poder enviar un sepa de orden de domiciliación?

En esta entrada veremos el proceso para poder gestionar el pago de nóminas utilizando la gestión de cartera y las órdenes de transferencia SEPA directamente con Microsoft Dynamics NAV.
Proceso
1. El primer paso será crear un Grupo Contable de Proveedor que apunte a la cuenta de nóminas pendientes de pago.

2. Crearemos a nuestros trabajadores como proveedores, podemos utilizar una plantilla tipo para crearlos de manera más eficiente.
– Grupo contable negocio  el genérico o nacional.
– Grupo contable proveedor  PERSONAL
– Grupo registro IVA negocio  el genérico o nacional.
– Forma Pago: Transferencia
– Término pago: 0D
3. Al introducir el asiento de nómina, en lugar de realizar el apunte a la 465 del importe a pagar al trabajador, realizaremos una línea con Tipo Documento = Efecto y apuntando al código del trabajador.

4. Una vez registrado el asiento, se generará un efecto en cartera apuntando al proveedor/trabajador; paralelamente, como el proveedor apuntaba a la cuenta 465 por grupo contable, el asiento contable se hará correctamente.

5. Al estar en cartera, podemos incluir los efectos de nómina en una orden de transferencia para exportar un SEPA y pasarlo al banco directamente.

Esperamos que este truco haya sido de utilidad para seguir aprovechando al máximo todas las funcionalidades de Microsoft Dynamics NAV. Si tienes alguna consulta sobre Microsoft Dynamics NAV envíanosla aquí y te responderemos encantados.

¿Cómo calcular variación de existencias de manera automática con Microsoft Dynamics NAV?

El programa guarda la configuración contable de cada producto, para saber a qué cuenta contable de existencias (Grupo 3) y de variación de existencias (Grupo 6) tiene que hacer el asiento contable de variación de existencias de manera automática.
Sólo hemos de tener en cuenta que el programa NO hace el asiento de manera automática en cada registro, sino que es un proceso que debemos de ejecutar manualmente.

CONFIGURACIÓN CONTABILIDAD INVENTARIO
En esta pantalla, indicaremos a qué cuanta de Grupo 3 queremos que ejecute la variación de existencias. Haremos la configuración por Grupo Contable Inventario (configurado en el producto) y Almacén.

CONFIGURACIÓN DE GRUPOS CONTABLES
En la configuración de cada Grupo Contable, le indicamos también en el desplegable de inventario, a qué cuenta de Variación de Existencias queremos que ejecute el proceso.

Proceso
Como hemos indicado anteriormente, cada registro de valor de producto (en albaranes y/o facturas) se guarda la configuración de inventario para ejecutar el asiento correcto cuando lo queramos lanzar.
Para ejecutar el proceso, haremos los siguientes pasos:

Ejecutamos el informe “Reg. Var. EX. EN CONT – Test” para que el programa me indique lo que va a ejecutar.

Lo mejor es ejegir que hagamos el asiento por Grupo Contableà de ese modo en lugar de hacer un asiento por cada movimiento de valor realizado, me hará agrupando por Grupo Contable .

También podemos hacer otro test ejecutando el informe “reg. Var. Inventario en cont.”, pero al ejecutarlo NO clicar en “Registrar”

REGISTRO DE VARIACIÓN DE EXISTENCIAS: ejecutamos el mismo informe, pero clicando en registro.

Si entramos en los movimientos de contabilidad, podemos comprobar que se ha realizado automáticamente el asiento que me mostraba el informe de test con Nº Documento AJ EXISTE:

Esperamos que este truco haya sido de utilidad para seguir aprovechando al máximo todas las funcionalidades de Microsoft Dynamics NAV. Si tienes alguna consulta sobreMicrosoft Dynamics NAV envíanosla aquí y te responderemos encantados.

¿Cómo configurar flujos de trabajo y procesos de aceptación con Microsoft Dynamics NAV?

En este post os enseñaremos cómo realizar un flujo de trabajo de cara a configurar un flujo de aprobaciones para ciertos procesos.
De cara a entender mejor el proceso vamos a hacer el proceso de una aprobación de un documento de venta. Leer más

¿Cómo calcular intereses en facturas vencidas?

Vamos a explicar cómo generar desde  Microsoft Dynamics NAV un documento de facturas vencidas pendientes de cobro, y poder generar calcular un interés de demora sobre estos saldos vencidos.

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¿Cómo remesar SEPA el cobro o pago de un abono o devolución?

En muchas ocasiones nos encontramos con la situación en la que un cliente nos pide que le domiciliemos sólo parte de un efecto ya que en ese momento no puede hacer frente al pago completo. En este caso, tenemos el problema de que Microsoft Dynamics Navision sólo nos permite remesar efectos completos… pero lo que sí que podemos hacer es utilizar el Diario de Cartera para dividir nuestro efecto original en dos efectos y para remesar sólo uno de ellos. ¡Problema resuelto! Leer más